Со следующего года работникам, начинающим свой трудовой путь, не придется заводить трудовую книжку. Зато остальным сотрудникам компании, оформленным по трудовому договору, необходимо предложить выбор между бумажной и электронной версией этого документа. Вся информация о месте работы граждан, их стаже будет храниться на электронных ресурсах Пенсионного фонда и использоваться при дальнейшем трудоустройстве или расчете пенсии.
Бумажная трудовая книжка будет жить. Но только если того захочет сам работник организации. Поправки в Трудовой кодекс, которые были приняты в конце прошлого года и вступили в силу с 1 января 2020-го (№439-ФЗ), заставляют работодателей переводить «в цифру» сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и передавать ее для хранения в ПФР.
Какие сведения передать в Пенсионный фонд
Передать в ПФР необходимо информацию о работнике, месте работы, его трудовых функциях, переводах на другую должность, увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора.
По закону у работодателя есть полгода, чтобы уведомить работников о предстоящих изменениях и предложить выбор между бумажной трудовой книжкой и электронной («сведениями о трудовой деятельности», как прописано в законе). Крайний срок раздачи уведомлений - 30 июня 2020 года. Еще полгода дается работникам на ответ - до 31 декабря 2020 года. Оповещать об изменениях придется абсолютно всех работников, даже если человек находится в декретном отпуске, выполняет работу на дому, сезонную работу или является временным сотрудником компании. Нельзя забывать про руководителя — он тоже работник организации и тоже должен получить уведомление о возможности перейти на электронную трудовую (ЭТК).
В ответ на уведомление работник направляет работодателю заявление, написанное на имя руководителя организации, в котором указывает, какой способ хранения данных он выбирает — бумажный или электронный. Если работник написал заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности для хранения в ПФР, работодатель возвращает ему трудовую книжку и больше не несет за нее ответственности. Перед выдачей в трудовую вносится запись о переводе работника на ЭТК. Если работник выбрал бумажную трудовую книжку, работодатель продолжает вести этот документ, однако сведения о работнике все равно передаются в Пенсионный фонд. Отказаться от бумажной трудовой книжки сотрудник может позднее или даже при смене работы. Однако первое свое волеизъявление о сохранении бумажной трудовой нужно подать в установленный срок.Письменное заявление в адрес работодателя может быть подано и позднее 31 декабря, если работник был временно нетрудоспособен, находился в отпуске, был отстранен от работы, либо по состоянию на 31 декабря 2020 года нигде не работал и до этого момента заявление не подавал. Совместители пишут заявление по основному месту работы. Если работник никак не отреагировал на уведомление, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку.
Что нужно успеть работодателю в 2020 году:
- обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности работников в ПФР и подготовить внутренние документы организации;
- до 30 июня письменно уведомить каждого работника о том, что все сведения о его трудовой деятельности теперь будут формироваться в электронном виде, и о его праве сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности;
- получить заявление от работника до 31 декабря и, если работник сделал выбор в пользу полной оцифровки трудовых данных, вернуть трудовую книжку.
Если работодатель не уведомил своих сотрудников о нововведении, а значит, не выполнил требование законодательства, он может «налететь» на штраф. Для индивидуального предпринимателя размер санкции составит 1-5 тысяч рублей, для организации — 30-50 тысяч рублей (5.27 КоАП РФ). Штрафные санкции налагаются на организацию однократно.
Как работнику подтвердить стаж
Тем, кто только начинает трудовой путь, с 2021 года работодатель не заводит трудовую книжку, только передает нужные сведения в ПФР. Если в организацию устраивается работник с трудовым стажем (пусть и небольшим), он должен предъявить работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой либо взамен ее.
Получить эти сведения работник сможет несколькими способами:
- у работодателя по последнему месту работы (но только за период работы в данной организации) - на заверенном бумажном носителе либо форме электронного документа, усиленного ЭЦП, если она имеется у организации. Работодатель должен предоставить требуемый документ работнику не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, либо при увольнении в день прекращения трудового договора. Если работник обнаружил ошибку в полученных сведениях, работодатель по письменному заявлению работника обязан их исправить или дополнить;
- в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг - в виде заверенного бумажного документа;
- в Пенсионном фонде работник может запросить заверенный бумажный документ или электронный документ с ЭЦП;
- на портале Госуслуг — в форме электронного документа с ЭЦП.