Почему исчезает текст с кассового чека
В каком-то смысле кассовый чек самый уязвимый отчетный документ. И виноваты в этом, как ни странно, современные конструкции контрольно-кассовой техники. Дело в том, что большинство продавцов использует в работе новейшие аппараты, печатающие чеки на термобумаге. Изображения на чековой ленте появляются в результате теплового воздействия аппарата на бумажной поверхности, а не печатаются, как на принтере. Очевидный плюс такой технологии — отсутствие расходов на красители, однако текст с термобумаги довольно быстро выцветает, чем создает дополнительные трудности организации.
Сколько живет кассовый чек? По нормативам, прописанным в законодательстве (№54-ФЗ, ст. 4.7), определяющем порядок использования ККТ, реквизиты на бланке строгой отчетности или в кассовом чеке должны оставаться читабельными не меньше 6 месяцев. Отсчет полугодового срока начинается с момента выдачи бумажного чека продавцом покупателю. Если кассовый чек преждевременно поблек, данный факт может служить основанием для обращения в налоговую, поскольку продавец нарушил правила выдачи чеков и использования кассовой техники.
Насколько быстро ваш чек превратится в белый клочок бумаги, зависит от температуры в помещении, где хранятся учетные документы, а еще влажности и освещенности. Если жизненно необходимо предоставить чеки в налоговую, возникает вопрос: можно ли вернуть к жизни выцветший документ, на котором толком не разберешь ни реквизитов, ни суммы покупки.
Можно ли «оживить» выцветший чек
В интернете можно найти много советов, как «оживить» выцветший документ: от нагревания феном до применения химических реагентов. Таких рекомендаций мы дать не можем, поскольку побелевший чек — не записка, начертанная симпатическими чернилами, и, воздействуя на него с помощью тепла (а тем более реагентов), можно потерять учетный документ навсегда.
Обращаться к «мастерам», готовым с помощью специальных программ сделать копии на все случаи жизни, тоже стоит. Если налоговая выявит фальсификат, действия предпринимателя будут расцениваться как подделка документов и квалифицироваться в рамках уголовной статьи (ст. 327 УК РФ).
Как доказать оплату услуг, если чек «побледнел»?
Если чек все же успел потерять цвет, копии не осталось, а инспектор засомневался в подлинности документа, можно обратиться за восстановлением к поставщику. Эти советы будут актуальны, если чек и вовсе был утерян.
Что делать, если чек «побледнел»:
- обратиться к поставщику товара или услуги с просьбой предоставить копию контрольно-кассовой ленты за день, когда была произведена оплата покупки, а также копию соответствующей страницы журнала кассира-операциониста, где отображена покупка. На копиях документов должна стоять печать и подпись поставщика;
- попросить поставщика предоставить справку о том, что ваша организация действительно вносила деньги в кассу продавца с использованием ККТ с указанием даты, времени и суммы покупки и НДС;
- если оплата покупки походила через наличный расчет, можно запросить у продавца копию приходно-кассового ордера или, если покупка совершалась у оптовиков, квитанцию к ПКО с подписью руководителя и печатью магазина;
- провести сверку с продавцом. Акт сверки подтвердит денежную операцию и сумму покупки.
Как уберечь чеки от выцветания
Итак, как же защитить чеки от выцветания и сохранить документы:
- соблюдать правильные условия хранения документов. Рекомендуется хранить чеки в темном месте при температуре не выше 20°C, предпочтительный уровень влажности — 65%;
- держать чеки в пластиковых файлах;
- копировать, особенно чеки на дорогостоящие покупки. Копии заверяются печатью организации, подписью руководителя и прикладываются к авансовому отчету. Это самый простой способ сохранить документы. И пусть не пугает перспектива погрузиться в ворох ксерокопий — офсетная печать поможет сохранить важные учетные документы. Заверить копии чека можно в магазине, где была совершена покупка, тогда проблем с налоговой точно не будет.